INFORME CONSOLIDADO DE CONTROL INTERNO
PERIODO 2009 A 2011

ELABORADO POR: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

DIRIGIDO A: USUARIOS Y GRUPOS DE INTERES DE LA PERSONERIA

EXIGIBILIDAD DE PUBLICACION: ARTICULO 9º,  LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011

FECHA DE ELABORACION: DICIEMBRE 15 DE 2011
 

C   O   N   T   E   N   I   D   O

INTRODUCCION

1.      ANTECEDENTES

2.      MARCO TEORICO

3.      MARCO JURIDICO

4.      OBJETIVO GENERAL

5.      DESCRIPCION ROL OFICINA DE CONTROL INTERNO

6.      IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

7.      ESTADO DE AVANCE DE LA  IMPLEMENTACION DEL MECI

8.      CONCLUSIONES

INFORME CONSOLIDADO DE CONTROL INTERNO
PERIODO 2009 A 2011
 

INTRODUCCION
 
El presente informe es un compendio de actividades y operaciones relacionadas con la entrada en funcionamiento de la Oficina de control Interno, cuyo origen se remonta a la firma del acuerdo 006 del Concejo Municipal; el cual se le otorga facultades a la Personería de Buenaventura para reestructurar la planta de cargos. A partir de la vigencia del año   2009,  se le empieza a dar aplicación de manera oficial  a la normatividad vigente en materia de control interno, con el objeto de avanzar de manera propositiva en el desempeño de las competencias; en especial en el rol que le atañe al Jefe de Control Interno frente a la responsabilidad del funcionamiento integral del sistema,  al igual que  en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), en todo lo que atañe  a  la articulación de sus componentes y los diferentes elementos que conforman su estructura orgánica; siendo utilizados como mecanismos o herramientas esenciales  en las entidades oficiales y las de carácter privado con desempeño público, a efectos de  lograr un mayor nivel de eficacia, eficiencia y efectividad en la prestación de los  servicios que se les ofrece a los usuarios de la entidad.

1  ANTECEDENTES

Aun que de manera incipiente en la entidad ya existían registros documentales, relacionados con el Sistema de Control Interno, como mapa de riesgos y planes estratégicos. Fue a partir de la vigencia del año 2009, con la entrada en funcionamiento de la Oficina de Control Interno, cuando oficialmente se expide el acto administrativo número 001 de fecha enero 9 de 2009, por el cual se implementa el Modelo Estándar de Control Interno(MECI), en la Personería distrital de Buenaventura; dándole cumplimiento a sí al decreto 1599 de 2005; el cual exige que todas las entidades oficiales y las de carácter privado que presten un servicio público, están obligadas a darle cumplimiento a la exigibilidad del mismo.

2   MARCO TEORICO

El Control Interno es un  sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos propuestos.

Dentro de este contexto el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces al interior de las organizaciones públicas, se enmarcan cinco tópicos: valoración del riesgo, acompañar y asesorar, realizar evaluaciones y seguimiento,  fomentar la Cultura de Auto Control  y  relación con entes externos.

3   MARCO JURIDICO

El Control Interno tiene como ámbito jurídico:  La Constitución Política de Colombia,  la ley 87 de 1.993, por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las entidades y organismos del estado,  el decreto 1537 de 2001,  por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1.993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno de las entidades y organismos del estado,  el decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y  la ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

4   OBJETIVO GENERAL

Presentar de manera sucinta un resumen de las actividades más relevantes, adelantadas  por  la Oficina de Control Interno, a partir de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno  en la Personería Distrital de Buenaventura.

5   DESCRIPCION ROL OFICINA DE CONTROL INTERNO

5.1  CULTURA DE AUTOCONTROL:

En cumplimiento de la normatividad vigente, el Comité de Control Interno, mediante acta número 03 de fecha abril 07 de 2009, llevó a cabo la socialización y aprobación de las Políticas para implementación de la Cultura de Autocontrol en la Personería Distrital de Buenaventura. El mencionado documento tiene como propósito fundamental el establecimiento de criterios para que el recurso humano de la entidad esté en capacidad de regular el desarrollo de sus actividades laborales; al igual que la detección de posibles desviaciones, para  efectuar de manera oportuna las correcciones a que hubiere lugar.

Cada uno de los puntos que conforman los criterios establecidos por la Oficina de Control Interno, fueron socializados con el recurso humano adscrito a la Personería, a efectos de tener suficiente claridad sobre su contenido y la responsabilidad que se debe asumir para mejorar la calidad del servicio que se les presta  a los usuarios.

5.2  POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO:

Mediante acta número 06 de fecha diciembre 07 de 2009, aprobada por los miembros del  Comité de Control Interno,  la entidad inicia el proceso de administración del riesgo a través de la implementación de la Política de Administración del Riesgo; cuyo objetivo fundamental radica en darle un tratamiento adecuado a los posibles riesgos cuya ocurrencia puedan afectar el normal  desarrollo de las actividades al interior de la organización. Dentro de este contexto se busca particularmente asumir un compromiso institucional,  a efectos de involucrar al recurso humano disponible,  para la conformación de equipo de trabajo,   en aras de  adelantar los procedimientos relacionados  con la etapa de planeación, diagnóstico, análisis, identificación del riesgo, análisis del riesgo, probabilidad, impacto, determinación nivel del riesgo; al igual que el  manejo y monitoreo del riesgo. En la actualidad la entidad cuenta con un mapa de riesgos por cada proceso, en cuyo contenido se encuentran plasmados los riesgos más relevantes que al momento de su ocurrencia, podrían generarle  un verdadero traumatismo al funcionamiento administrativo y operativo de la entidad.

5.3   EVALUACION Y SEGUIMIENTO

Dando cumplimiento a la normatividad vigente, en lo que atañe al ejercicio de auditoría interna que todos los años  deben  realizar  las entidades de carácter oficial, la Personería Distrital de Buenaventura, a través de la Oficina de Control Interno, asume el compromiso de adelantar dicho procedimiento a partir del año 2009. Fundamentalmente la labor consiste  en la elaboración de un programa de auditoría, donde en orden cronológico  se plasman las fechas en las que se va a llevar a cabo el ejercicio de evaluación con cada proceso. Es importante destacar que a partir de la fecha de referencia, esta labor se ha venido desarrollando de manera ininterrumpida cada año,  con fundamento en la norma técnica: NTC – ISO 1911, la cual tiene como  objetivo primordial detectar las debilidades a nivel de los procesos, para tomar los correctivos pertinentes, a través de los planes de mejoramiento que de acuerdo a cada caso o circunstancia en particular se deban implementar;  toda vez que lo que se pretende es lograr la satisfacción del usuario, a través de la  mejora continua en la prestación de los servicios.

5.4   ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO

A partir del inicio de sus operaciones, la Oficina de control Interno, se ha mantenido en interlocución permanente con el recurso humano de la entidad, brindando asesoría en todas y cada una de las instancias donde sus competencias se lo permiten. De igual manera se ha venido realizando  el debido acompañamiento requerido  para garantizar el cumplimiento de la norma, en todo lo relacionado con la implementación del  proceso de Control Interno en la entidad.

5.4  RELACION CON ENTES EXTERNOS

La Oficina de Control Interno, viene desempeñando su rol de relación con entes externos  a través del sistema de comunicación escrita y hablada; en tal sentido emite boletines informativos dándole a conocer a los usuarios y ciudadanía en general las actividades sociales más relevantes que   haya  desarrollado la entidad durante el mes. También  se utiliza la pagina web de la institución para obtener un mayor nivel de cobertura en la difusión de la información que se quiere transmitir;  dentro de este contexto existe otro importante mecanismo de contacto con la comunidad, como es el del sistema de encuestas a usuarios de la entidad, el cual consiste en realizar un diagnóstico a través de preguntas relacionadas con los servicios que se ofrecen, a efectos de conocer realmente el nivel de satisfacción de las personas que ingresan a los recintos de la Personería por alguna razón o motivo.  

6.  IMPLEMETACION MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

En cumplimiento de la normatividad vigente, en especial  lo atinente  a la exigibilidad del decreto 1599 de 2005, por el cual las entidades de carácter oficial y las privadas que presten un servicio público, están en la obligación  de implementar el Modelo Estándar de Control Interno, como una herramienta esencial para lograr un mayor nivel de eficacia, eficiencia y efectividad en la prestación sus  servicios a los usuarios. En tal sentido y con el mejor ánimo de asumir con responsabilidad institucional esta directriz gubernamental, la señora Personera emite el acto administrativo número 001, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno en la Personería Distrital de Buenaventura.

Estructuralmente el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), está compuesto por tres(tres) subsistemas, nueve(9) componentes y veintinueve(29) elementos; los cuales según la norma deben ser implementados en su totalidad, de acuerdo al orden de prioridades que las circunstancias laborales así lo requieran. Dentro de este contexto, la Personería Distrital de Buenaventura, no ha sido ajena al cumplimiento de la norma para el logro de los objetivos propuestos en la implementación y socialización de cada uno de estos elementos.

7.  ESTADO DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACION DEL MECI.

A continuación se precisan detalles de los avances más relevantes,  de cada uno de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno, que en la actualidad  se han implementado en la Personería Distrital de Buenaventura.

8.  CONCLUSIONES

• El Modelo Estándar de Control Interno, se encuentra en un nivel de avance del  90%,   con relación a  los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y  de control que se han implementado en la Personería Distrital de Buenaventura.
• Aunque el avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la entidad, ha sido significativo, se debe asumir una  actitud de  mayor  disposición al cambio.
• Uno de los principales obstáculos para el avance satisfactorio en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Personería Distrital de Buenaventura, ha sido la falta de disponibilidad del recurso humano y el temor a romper  los paradigmas del costumbrismo.                                           

JOSE EZEQUIEL RUIZ HURTADO

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO